Cara pengisian rencana Mon-ev dan revisi format surat permohonan bansos

Karena begitu banyak pertanyaan terkait dengan rencana monev yang disampaikan, berikut kami sampaikan contoh sederhana bagaimana rencana monev disusun sehingga bisa dipergunakan bersama antara komunitas, pendamping dan BPNB.

Demikian juga kami sampaikan revisi format surat permohonan sebagaimana lampiran 1, Pedoman Bantuan Sosial Komunitas Budaya sebelumnya

Monitoring, evaluasi, dan pelaporan

Contoh: Rencana aktivitas, rencana ouput (keluaran) dan target realisasi

No	AKTIVITAS	RENCANA KELUARAN (target)	LAPORAN REALISASI
	1	2	3
sub contoh; Pra penyusunan proposal
1	Pertemuan awal anggota komunitas untuk membahas informasi adanya bansos	Di ikuti oleh semua pengurus inti komunitas budaya dan dihadiri oleh unsur penasehat/pembina komunitas	Contoh. Hanya dihadiri oleh pengurus inti komunitas budaya. Karena pada saat yang sama penasehat atau pembinan komunitas sedang menghadiri undangan di luar kota. (alat bukti absensi terlampir)
2.	Pertemuan anggota komunitas untuk mengidentifikasi kebutuhan komunitas budaya	Di ikuti oleh semua (atau unsur perwakilan) anggota komunitas budaya, pada hari minggu, tgl …….. Dibalai pertemuan komunitas	Dilaksanakan di gedung pancasila, pada hari Minggu,, Tgl ….., karena pada saat yang sama balai adat sedang digunakan untuk acara silaturahmi. Diikuti oleh semua  (unsure perwakilan) anggota komunitas budaya. (alat bukti; absensi terlampir)
3	Dan seterusnya	…………………….	……………………..
sub contoh; saat penyusunan proposal
……	Menyusun proposal serta rencana kegiatan-kegiatannya	Dilaksanakan selama satu 7 hari, pada minggu ketiga bulan …….. oleh sekretaris komunitas budaya	Contoh. Sekretaris  tidak mampu melaksanakan tugas menyusun proposal sendiri, sehingga dalam pelaksanaannya dibantu oleh Bpk ……… sebagai anggota komunitas (jelaskan alasannya) Proposal disusun selama 10 hari, pada minggu ke tiga dan ke empat bula ……….  (alat bukti; proposal)
……	Mengurus pembuatan akta notaries, NPWP dan Rek. Bank (tahapannya bisa dibuat sendiri2, atau digabungkan seperti ini. Tergantung apa yang belum dimiliki oleh komunitas)	Dilakukan oleh si ……… di Notaris ………. dengan pembiayaan yang diperoleh dari kas komunitas, (atau dari iuran anggota misalnya) sejumlah …………….. pada minggu ke …….. bulan ………tahun 2013.	Proses pengurusan akta notaris dilakukan oleh ……. di Notaris ……..… beralamat ……. (di Jl. Fulan sombong, Kota Hantu misalnya). Biaya yang dikeluarkan untuk  proses mengurus Notaris adalah sebesar Rp …………. Pembukaan rekening dilakukan pada Bank ………. dengan setoran awal berjumlah Rp ……… (alat bukti akta notaries, npwp dan rek. Bank)
……	Dan seterusnya	……………………	……………………
sub contoh:  pada saat tahapan realisasi  penggunaan anggaran
……	Tahapan pembelian set tabuh tradisional khas masyarakat A	Pembelian set tabuh tradisional khas masyarakat A yang terbuat dari jenis kayu ……… di wilayah (tempat set tabuh itu dibeli) seharga ……………… yang terdiri dari satu ……... (jenis, nama atau bentuk misalnya)	Pembelian set tabuh tradisional dilaksanakan pada hari ………., oleh ……… seharga ……… Set tabuh tradisional yang dibeli teridir dari ……… (jenis, nama, jumlah dsb (alat bukti, kwitansi dan set tabuh yang dibeli)
……	Pembangunan /renovasi atap balai adat	Mengganti atap balai adat seluas 4 x 8 meter dengan atap sirap yang dibeli seharga …………. (bisa dilihat dari RAB misalnya). Proses ini melibatkan semua (atau unsur perwakilan) anggota, selama dua hari kerja, yaitu pada hari Sabtu dan Minggu	Atap balai adat yang telah diganti menjadi atap sirap seluas 4 x 8 meter persegi. Prosesnya pelaksanaannya melibatkan sejumlah ……… anggota yang berasal dari…………. Waktu pelaksanaan adalah ……… hari kerja (alat bukti; kwitansi pembelian, absensi peserta, atap yang telah diganti dengan jenis sirap dsb)
……	Dan seterunsya	…………………….	……………………..
sub contoh; proses akhir kegiatan
……	Pelaksanaa kegiatan monitoring dan evaluasi akhir oleh pendamping	Pelaksanaan kegiatan dilakukan oleh pendamping selama …………. hari kerja. Kegiatan dilakukan dalam bentuk pertemuan antara pendamping dengan anggota komunitas serta pihak ketiga yang terlibat (misal; ahli membuat perlengkapan, ahli desain tradisional, atau lainnya)	Dilaksanakan selama empat hari kerja, melibatkan sejumlah anggota komunitas, dan pihak ketiga yang terlibat dalam teknis pelaksanaannya. Hasil kegiatan adalah berupa rekomendasi tentang …………. (atau misalnya komunitas harus mengembalikan sejumlah Rp……. Karena tidaak mampu menyerap seusai RAB yang diajukan, atau akrena kendala lain) (alat bukti; daftar absensi, dan rekomendasi hasil pelaksanaan)
……	Proses pelaporan	Proses penyusunan pelaporan dilaksanakan oleh sekretaris komunitas, dibantu oleh personalia yang bertanggungjawab terhadap sub-sub pelaksanaan kegiatan. Waktu pelaksanaan penyusunan laporan kegiatan, alat-alat bukti, dan sinkronisasinya  adalah selama satu minggu hari kerja.	Laporan disusun oleh sekretaris komunitas, dibantu oleh anggota yang bertanggungjawab terhadap masing-masing sub kegiatan pelaksanaan. (alat bukti; dokumen laporan dan alat-alat bukti yang diperlukan) Laporan ada dua, narasi kegiatan dan juga laporan penggunaan keuangan.

Cara pengisian; Kolom 1 adalah aktivitas atau rencana aktivitasnya, kolom 2 adalah rencana hasil atau output konkrit yang ingin dicapai dari aktivitas-aktivitas tersebut, dan kolom 3 adalah realisasi pelaksanaannya, termasuk alat-alat bukti dari realisasi aktivitas tersebut. Jika target dari rencana realisasi tidak tercapai, maka tolong dijelaskan alasan-alasannya.

Revisi :  Lampiran 1: Format Surat Permohonan Bantuan Sosial Komunitas Budaya

KOP

KOMUNITAS BUDAYA

Nomor          :                                                                        .................................. 20…

Lampiran      : 1 (Satu) berkas

Perihal          : Permohonan Bantuan

Yang terhormat

Menteri Pendidikan dan Kebudayaan

Up. Direktur Jenderal Kebudayaan

Gedung E Kemdikbud Lantai 4

Jalan Jenderal Sudirman, Senayan, Jakarta

Berdasarkan surat Direktur Pembinaan Kepercayaan Terhadap Tuhan Yang Maha Esa dan Tradisi nomor: 267/SB/Dit.PRT/Bud/XII/2012 perihal Pemberitahuan Fasilitas Bantuan Sosial bagi Komunitas Budaya, dan surat Kepala Balai Pelestarian Nilai Budaya Pontianak nomor; TU/38/UPT/KPK/2013 tanggal 30 Januari 2013 tentang pemberitahuan bantuan sosial tahun 2013, dengan hormat kami mengajukan permohonan bantuan sosial dimaksud untuk KOMUNITAS BUDAYA kami.

Sehubungan dengan hal tersebut, bersama ini kami sampaikan proposal bantuan sosial dimaksud untuk dijadikan bahan pertimbangan.

Demikian disampaikan, atas perhatian dan pertimbangannya kami ucapkan terima kasih.

                                                                                  Ketua

                                                                 KOMUNITAS BUDAYA

                                                                                                                      Cap ttd

                                                                                                         

                                                                            (nama lengkap)

Tembusan:

-          Balai Pelestarian Nilai Budaya Pontianak