Senin, 18 Februari 2013

Cara pengisian rencana Mon-ev dan revisi format surat permohonan bansos


Karena begitu banyak pertanyaan terkait dengan rencana monev yang disampaikan, berikut kami sampaikan contoh sederhana bagaimana rencana monev disusun sehingga bisa dipergunakan bersama antara komunitas, pendamping dan BPNB.

Demikian juga kami sampaikan revisi format surat permohonan sebagaimana lampiran 1, Pedoman Bantuan Sosial Komunitas Budaya sebelumnya

Monitoring, evaluasi, dan pelaporan
Contoh: Rencana aktivitas, rencana ouput (keluaran) dan target realisasi
No
AKTIVITAS
RENCANA KELUARAN (target)
LAPORAN REALISASI

1
2
3
sub contoh; Pra penyusunan proposal
1
Pertemuan awal anggota komunitas untuk membahas informasi adanya bansos
Di ikuti oleh semua pengurus inti komunitas budaya dan dihadiri oleh unsur penasehat/pembina komunitas
Contoh. Hanya dihadiri oleh pengurus inti komunitas budaya. Karena pada saat yang sama penasehat atau pembinan komunitas sedang menghadiri undangan di luar kota.
(alat bukti absensi terlampir)
2.
Pertemuan anggota komunitas untuk mengidentifikasi kebutuhan komunitas budaya
Di ikuti oleh semua (atau unsur perwakilan) anggota komunitas budaya, pada hari minggu, tgl ……..
Dibalai pertemuan komunitas
Dilaksanakan di gedung pancasila, pada hari Minggu,, Tgl ….., karena pada saat yang sama balai adat sedang digunakan untuk acara silaturahmi.
Diikuti oleh semua  (unsure perwakilan) anggota komunitas budaya.
(alat bukti; absensi terlampir)
3
Dan seterusnya
…………………….
……………………..
sub contoh; saat penyusunan proposal
……
Menyusun proposal serta rencana kegiatan-kegiatannya
Dilaksanakan selama satu 7 hari, pada minggu ketiga bulan …….. oleh sekretaris komunitas budaya
Contoh. Sekretaris  tidak mampu melaksanakan tugas menyusun proposal sendiri, sehingga dalam pelaksanaannya dibantu oleh
Bpk ……… sebagai anggota komunitas (jelaskan alasannya)
Proposal disusun selama 10 hari, pada minggu ke tiga dan ke empat bula ……….
 (alat bukti; proposal)
……
Mengurus pembuatan akta notaries, NPWP dan Rek. Bank
(tahapannya bisa dibuat sendiri2, atau digabungkan seperti ini. Tergantung apa yang belum dimiliki oleh komunitas)
Dilakukan oleh si ……… di Notaris ………. dengan pembiayaan yang diperoleh dari kas komunitas, (atau dari iuran anggota misalnya) sejumlah …………….. pada minggu ke …….. bulan ………tahun 2013.

Proses pengurusan akta notaris dilakukan oleh ……. di Notaris ……..… beralamat ……. (di Jl. Fulan sombong, Kota Hantu misalnya). Biaya yang dikeluarkan untuk  proses mengurus Notaris adalah sebesar Rp ………….
Pembukaan rekening dilakukan pada Bank ………. dengan setoran awal berjumlah Rp ………
(alat bukti akta notaries, npwp dan rek. Bank)
……
Dan seterusnya
……………………
……………………
sub contoh:  pada saat tahapan realisasi  penggunaan anggaran
……
Tahapan pembelian set tabuh tradisional khas masyarakat A
Pembelian set tabuh tradisional khas masyarakat A yang terbuat dari jenis kayu ……… di wilayah (tempat set tabuh itu dibeli) seharga ……………… yang terdiri dari satu ……... (jenis, nama atau bentuk misalnya)
Pembelian set tabuh tradisional dilaksanakan pada hari ………., oleh ……… seharga ………
Set tabuh tradisional yang dibeli teridir dari ……… (jenis, nama, jumlah dsb
(alat bukti, kwitansi dan set tabuh yang dibeli)
……
Pembangunan /renovasi atap balai adat
Mengganti atap balai adat seluas 4 x 8 meter dengan atap sirap yang dibeli seharga …………. (bisa dilihat dari RAB misalnya). Proses ini
melibatkan semua (atau unsur perwakilan) anggota, selama dua hari kerja, yaitu pada hari Sabtu dan Minggu
Atap balai adat yang telah diganti menjadi atap sirap seluas 4 x 8 meter persegi. Prosesnya pelaksanaannya melibatkan sejumlah ……… anggota yang berasal dari………….
Waktu pelaksanaan adalah ……… hari kerja
(alat bukti; kwitansi pembelian, absensi peserta, atap yang telah diganti dengan jenis sirap dsb)  
……
Dan seterunsya
…………………….
……………………..
sub contoh; proses akhir kegiatan
……
Pelaksanaa kegiatan monitoring dan evaluasi akhir oleh pendamping
Pelaksanaan kegiatan dilakukan oleh pendamping selama …………. hari kerja.
Kegiatan dilakukan dalam bentuk pertemuan antara pendamping dengan anggota komunitas serta pihak ketiga yang terlibat (misal; ahli membuat perlengkapan, ahli desain tradisional, atau lainnya)

Dilaksanakan selama empat hari kerja, melibatkan sejumlah anggota komunitas, dan pihak ketiga yang terlibat dalam teknis pelaksanaannya.
Hasil kegiatan adalah berupa rekomendasi tentang …………. (atau misalnya komunitas harus mengembalikan sejumlah Rp……. Karena tidaak mampu menyerap seusai RAB yang diajukan, atau akrena kendala lain)
(alat bukti; daftar absensi, dan rekomendasi hasil pelaksanaan)
……
Proses pelaporan
Proses penyusunan pelaporan dilaksanakan oleh sekretaris komunitas, dibantu oleh personalia yang bertanggungjawab terhadap sub-sub pelaksanaan kegiatan. Waktu pelaksanaan penyusunan laporan kegiatan, alat-alat bukti, dan sinkronisasinya  adalah selama satu minggu hari kerja.
Laporan disusun oleh sekretaris komunitas, dibantu oleh anggota yang bertanggungjawab terhadap masing-masing sub kegiatan pelaksanaan.
(alat bukti; dokumen laporan dan alat-alat bukti yang diperlukan)
Laporan ada dua, narasi kegiatan dan juga laporan penggunaan keuangan.

Cara pengisian; Kolom 1 adalah aktivitas atau rencana aktivitasnya, kolom 2 adalah rencana hasil atau output konkrit yang ingin dicapai dari aktivitas-aktivitas tersebut, dan kolom 3 adalah realisasi pelaksanaannya, termasuk alat-alat bukti dari realisasi aktivitas tersebut. Jika target dari rencana realisasi tidak tercapai, maka tolong dijelaskan alasan-alasannya.







Revisi :  Lampiran 1: Format Surat Permohonan Bantuan Sosial Komunitas Budaya

KOP
KOMUNITAS BUDAYA
Nomor          :                                                                        .................................. 20…
Lampiran      : 1 (Satu) berkas
Perihal          : Permohonan Bantuan


Yang terhormat
Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
Up. Direktur Jenderal Kebudayaan
Gedung E Kemdikbud Lantai 4
Jalan Jenderal Sudirman, Senayan, Jakarta


Berdasarkan surat Direktur Pembinaan Kepercayaan Terhadap Tuhan Yang Maha Esa dan Tradisi nomor: 267/SB/Dit.PRT/Bud/XII/2012 perihal Pemberitahuan Fasilitas Bantuan Sosial bagi Komunitas Budaya, dan surat Kepala Balai Pelestarian Nilai Budaya Pontianak nomor; TU/38/UPT/KPK/2013 tanggal 30 Januari 2013 tentang pemberitahuan bantuan sosial tahun 2013, dengan hormat kami mengajukan permohonan bantuan sosial dimaksud untuk KOMUNITAS BUDAYA kami.

Sehubungan dengan hal tersebut, bersama ini kami sampaikan proposal bantuan sosial dimaksud untuk dijadikan bahan pertimbangan.

Demikian disampaikan, atas perhatian dan pertimbangannya kami ucapkan terima kasih.


                                                                                  Ketua
                                                                 KOMUNITAS BUDAYA

                                                                                                                      Cap ttd

                                                                                                         


                                                                            (nama lengkap)


Tembusan:
-          Balai Pelestarian Nilai Budaya Pontianak 


 

Rabu, 13 Februari 2013

PANDUAN MENYUSUN PROPOSAL BANTUAN SOSIAL


 
1.   Latar Belakang
  • ·            Pertama-tama gambarkan tentang kondisi lingkungan sekitar secara umum; bisa nilai-nilai atau tradisi yang masih berlaku, komunitas dengan gambaran para anggotanya yang ada saat ini, atau wilayah dengan gambaran kondisi para penduduknya, serta lain sebagainya.
  • ·            Lalu gambarkan tentang keberadaan komunitas budaya kita; apa, siapa, mengapa, dimana dan bagaimana komunitas budaya ini ada. Sekiranya komunitas budaya ini ingin diketahui secara detail, bisa juga ditambah dengan kekhasan atau ciri-ciri khusus yang menjelaskan identitas komunitas budaya ini.
  • ·            Gambarkan tentang kondisi ideal yang seharusnya atau diharapkan terjadi dari keberadaan komunitas budaya ini. Baik menurut tradisi, menurut nilai-nilai budaya yang berlaku secara umum, atau menurut cita-cita bersama para anggotanya, dan lain sebagainya.
  • ·            Gambarkan tentang kondisi riil atau kenyataan yang ada pada saat ini. Sehingga, antara kondisi yang seharusnya atau diharapkan terjadi (menurut tradisi, nilai-nilai, atau cita-cita bersama) tersebut, dengan kenyataan yang ada pada saat ini akan muncul suatu persoalan atau permasalahan.
  • ·            Dari hal tersebut, kadang banyak masalah atau persoalan yang muncul. Ada masalah yang bisa dicarikan solusinya secara mandiri oleh komunitas budaya yang bersangkutan, ada juga masalah yang masih harus membutuhkan intervensi (bantuan) dari pihak luar. Oleh karena itu, gambarkan masalah-masalah yang sekirannya membutuhkan intervensi bantuan dari pemerintah, lalu fokuskan kepada masalah yang lebih khusus yang disebabkan oleh karena keterbatasan komunitas. Contoh, kondisi balai patamuan adat yang sudah rusak atapnya sehingga seringkali tidak dapat digunakan ketika musim hujan, atau peralatan musik tradisional komunitas yang mulai banyak rusak sehingga aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan seni musik dan tari tradisional seringkali menjadi terkendala, dan lain sebagainya. Catatan; selayaknya antara yang menjadi kebutuhan untuk diintervensi melalui bantuan sosial dengan jenis danbentuk bantuan yang diajukan atau diusulkan harus sinkron atau sesuai. 
2.   Tujuan
Tujuan adalah kondisi nyata yang ingin dicapai, diharapkan atau dicita-citakan oleh komunitas budaya seandainya bantuan sosial ini dapat diterima. Cth, melestarikan fungsi balai patamuan adat dikampung …… sebagai sarana untuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan bersama masyarakat adat ……,melindungi dan melestarikan seni musik dan tari tradisional …………. yang mulai punah atau dilupakan oleh masyarakat, ……. dan lain sebagainya

3.   Bentuk bantuan
Sekalipun bantua sosial ini berupa dana yang langsung akan diterima oleh komunitas budaya bersangkutan (jika lolos untuk dipenuhi), maka bentuk bantuan harus berupa pemenuhan kebutuhan yang akan atau dapat dilakukan dengan bantuan dana tersebut. Cth, biaya pemasangan alat penerangan listrik pada balai patamuan adat, bahan sirap untuk renovasi balai adat, atau seperangkat alat tabuh tradisional untuk mengiringi musik tarian tradisional dalam kegiatan …… dimasyarakat, dan lain sebagainya (tergantung pada jenis dan bentuk banatuan yang dibutuhkan).

4.   Kemanfaatan
Kemanfaatan disini adalah manfaat langsung dan manfaat tidak langsung yang dapat dirasakan dari bantuan sosial ini oleh komunitas budaya yang bersangkutan, dan juga oleh masyarakat secara umum.

5.   Tahapan Kegiatan
Tahapan kegiatan ini adalah langkah-langkah yang telah, sedang dan akan dilaksanakan terkait dengan pengajuan bantuan sosial dari komunitas budaya.
Kita ambil contoh konkrit dan sederhana adalah tahapan kegiatan (dari a – h) yang dilaksanakan oleh komunitas adat A, dimana komunitas ini ceritanya mengajukan bantuan renovasi balai patamuan dan pantak gapura adat (perlu diingat, setiap tahapan tergantung pada kebutuhan, bentuk, dan jenis komunitas budaya yang mengajukan proposal);
a.       Tahap 1, pertemuan sosialisasi warga adat (tentang bantuan sosial dan rencana pengajuannya)
b.      Tahap 2, pertemuan antar pengurus adat untuk mengidentifikasi kebutuhan komunitas adat yang bisa diajukan kepada pemerintah melalui Kemdikbud. Dalam hal ini diasumsikan adalah renovasi balai patamuan dan pantak gapura adat.
c.       Tahap 3, pertemuan pengurus adat untuk pembagian tugas dalam menyusun proposal dan rencana pembiayaannya (biaya yang digunakan untuk menyusun proposal dan syarat-syarat kelengkapannya)
d.      Tahap 4, mengurus kelengkapan syarat-syarat formal kelembagaan (akta notaris, NPWP dan rek. Bank)
e.       Tahap 5, sosialisasi kembali kepada warga anggota komunitas adat tentang informasi jumlah bantuan yang telah disetujui, dan strategi dalam penggunaannya sesuai dengan rencana biaya yang telah diajukan.
f.       Tahap 6, melakukan pembelian alat dan bahan-bahan perlengkapan renovasi
g.      Tahap 7, melakukan kegiatan gotong royong warga dalam pelaksanaan renovasi dan pembuatan pantak gapura
h.      Tahap 8, menyusun laporan.
Pelaporan usahakan dibuat tiga rangkap atau dicopy dalam tiga rangkap (untuk diketahui oleh anggota komunitas satu rangkap, untuk pendamping sebagai bahan evaluasi satu rangkap, dan untuk dilaporkan kepada pemberi bantuan yaitu kementerian Pendidikan dan Kebudayaan satu rangkap). Laporan terdiri dari uraian awal pelaksanaan hingga akhir, dan laporan penggunaan anggaran yang diajukan beserta alat-alat buktinya.

6.   Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan
Monitoring dan evaluasi dalam hal ini juga akan dilakukan oleh Balai Pelestarian Nilai Budaya dan pendamping yang telah ditunjuk, dari proses awal hingga akhir pelaksanaan. Dalam rencana monitoring dan evaluasi, komunitas budaya diharapkan membuat rencana pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi ini secara seksama. Yaitu dengan cara menyusun rencana pelaporan setiap tahapan pelaksanaan kegiatan, dan target kemajuan atau hasil yang bisa diukur dalam pelaksanaannya. Contoh, dalam kegiatan tahapan kegiatan sosialisasi awal, maka asumsi laporan kemajuan hasil yang bisa diukur adalah target jumlah anggota komunitas yang ikut dalam pertemuan sosialisasi (target adalah sekian anggota komunitas yang terlibat dalam kegiatan sosialisasi pertemuan awal). Contoh lain pada tahapan pembelian peralatan atau perlengkapan, maka asumsi laporan kemajuan atau hasil yang bisa diukur adalah target jumlah dan jenis peralatan atau perlengkapan yang bisa dibeli sesuai dengan item jumlah biaya yang diajukan (contoh target hasil adalah satu set alat musik perkusi yang terbuat dari tembaga yanag tediri dari ……..). Atau contoh lain, dalam tahapan pelaksanaan kegiatan renovasi atap balai patamuan adat yang luasnya sekian meter persegi, maka asumsi laporan kemajuan atau hasil yang bisa diukur adalah luas atap yang akan dapat diganti baru (contoh target hasil yang ingin dicapai adalah 4 x 8 meter persegi luas atap balai pataamuan dapat diganti dengan jenis atap sirap).
Jika dalam realisasi pelaksanaan tahapan kegiatan, laporan kemajuan atau hasil tidak tercapai sesuai dengan rencana yang disusun, maka komunitas budaya harus menjelaskan mengapa hal tersebut tidak tercapai atau bisa terjadi.
Oleh karena itu dalam menyusun proposal perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut; pertama) identifikasi kebutuhan secermat mungkin, kedua) membuat tahapan-tahapan kegiatan dengan jelas dan berurutan, sehingga berhasil atau tidaknya tahapan pelaksanaan akan dapat diukur dan dilihat secara bersama, dan ketiga) membuat laporan pelaksanaan sedetail mungkin sesuai dengan tahapan dan anggaran biaya yang diajukan.

7.   Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan adalah instrumen yang disusun oleh komunitas budaya dan akan digunakan sebagai salah satu alat monitoring dan evaluasi secara bersama. Baik oleh pendamping yang ditunjuk maupun oleh komunitas budaya yang bersangkutan. Jadwal kegiatan ini disusun dengan membuat tahapan pelaksanaan dengan ukuran waktu, contohnya adalah dengan menyusun kolom jadwal kegiataan dalam hitungan minggu seperti berikut ini

Jadwal Kegiatan
Minggu
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Sosialisasi awal













Identifikasi kebutuhan













Penyusunan proposal













Mengurus kelengkapan













Pengiriman proposal













Sosialisasi informasi jumlah dana diterima













Rencana pelaksanaan realisasi anggaran













Pelaksanaan pembelian bahan/peralatanan













Dan seterusnya ………














8.   Personalia
Personalia dimaksud adalah susunan pantia yang secara teknis bertanggungjawab dalam kegiatan realisasi pelaksanaan bantuan. Personalia ini bisa pengurus komunitas budaya yang bersangkutan, atau anggota dari komunitas budaya yang ditunjuk oleh pengurus komunitas dimaksud. Akan tetapi, jika personalia adalah anggota komunitas diluar pengurus, maka dibutuhkan surat perjanjian pelaksanaan teknis kerja antara pengurus dan panitia teknis. Oleh sebab itu, diusahakan yang menjadi personalia adalah pengurus komunitas budaya yang bersangkutan. Karena pengurus adalah wakil komunitas yang akan menadatangani  kontrak perjanjian realisasi anggaran bansos antara komunitas budaya dengan pihak kementerian, dalam hal ini Direktorat Pembinaan Kepercayaan Terhadap Tuhan YME dan Tradisi.

9.   Rencana Biaya
Rencana biaya adalah anggaran yang diusulkan atau diajukan, dan rencana penggunaannya yang disusun secara detail dari anggaran yang diusulkan atau diajukan tersebut. pertanyaannya tentu adalah, apakah biaya penyusunan proposal dan pengurusan syarat-syarat administrasi masuk dalam rencana anggaran biaya yang diajukan. Jawabannya adalah tidak. Karena konsekuensi biaya tambahan yang dikeluarkan oleh komunitas menjadi tanggungjawab komunitas bersangkutan.

10.  Analisis Resiko
Analisis resiko adalah cara menganalisa resiko dari dampak dan kemungkinan-kemungkianannya yang terjadi dalam pelaksanaan kegiatan, atau yang terjadi dalam realisasi pengelolaan pasca bantuan. 
Contohnya adalah resiko yang muncul dari dampak pelaksanaan realisasi anggaran bantuan adalah adanya dominasi dari pengurus serta perpecahan yang terjadi antar sesama anggota komunitas budaya. Maka komunitas perlu mengidentifikasi langkah-langkah apa yang harus dilaksanakan, sehingga dampak dan kemungkinan-kemungkinannya yang terjadi seperti itu dapat diminimalisir. Dan resiko-resiko lain sebagainya
Catatan. Jika sekiranya resiko dari dampak dan kemungkinan-kemungkinannya yang terjadi dalam pelaksanaan atau adalam pengelolaannya pasca bantuan dirasa tidak ada, maka tidak perlu memaksa untuk menyusunnya.

Demikian teknis membuat proposal disusun, semoga bermanfaat. Sekali lagi mohon diingat syarat-syarat yang telah menjadi ketentuan dalam mengajukan proposal dan mendapatkan bantuan sosial yaitu;
  1. Akta notaris, NPWP dan Rek. Bank, semua atas nama komunitas
  2. Tidak sedang menerima bantuan sosial yang sama dari Pemerintah Daerah, atau dari Direktorat yang lain pada Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

LAMPIRAN-LAMPIRAN (kecuali surat pengantar permohonan yang harus dibuat terpisah, maka lampiran-lampiran dapat disatukan dengan proposal dalam satu bundel)
1.Akte Notaris
2. NPWP
3.Fotokopi No. Rekening (BNI, BRI, mandiri, BTPN, atau BPD)
4. Surat Pernyataan

Sekian dan terima kasih

Tim BPNB Pontianak