PANDUAN MENYUSUN PROPOSAL BANTUAN SOSIAL

 

1.   Latar Belakang

• ·            Pertama-tama gambarkan tentang kondisi lingkungan sekitar secara umum; bisa nilai-nilai atau tradisi yang masih berlaku, komunitas dengan gambaran para anggotanya yang ada saat ini, atau wilayah dengan gambaran kondisi para penduduknya, serta lain sebagainya.
• ·            Lalu gambarkan tentang keberadaan komunitas budaya kita; apa, siapa, mengapa, dimana dan bagaimana komunitas budaya ini ada. Sekiranya komunitas budaya ini ingin diketahui secara detail, bisa juga ditambah dengan kekhasan atau ciri-ciri khusus yang menjelaskan identitas komunitas budaya ini.
• ·            Gambarkan tentang kondisi ideal yang seharusnya atau diharapkan terjadi dari keberadaan komunitas budaya ini. Baik menurut tradisi, menurut nilai-nilai budaya yang berlaku secara umum, atau menurut cita-cita bersama para anggotanya, dan lain sebagainya.
• ·            Gambarkan tentang kondisi riil atau kenyataan yang ada pada saat ini. Sehingga, antara kondisi yang seharusnya atau diharapkan terjadi (menurut tradisi, nilai-nilai, atau cita-cita bersama) tersebut, dengan kenyataan yang ada pada saat ini akan muncul suatu persoalan atau permasalahan.
• ·            Dari hal tersebut, kadang banyak masalah atau persoalan yang muncul. Ada masalah yang bisa dicarikan solusinya secara mandiri oleh komunitas budaya yang bersangkutan, ada juga masalah yang masih harus membutuhkan intervensi (bantuan) dari pihak luar. Oleh karena itu, gambarkan masalah-masalah yang sekirannya membutuhkan intervensi bantuan dari pemerintah, lalu fokuskan kepada masalah yang lebih khusus yang disebabkan oleh karena keterbatasan komunitas. Contoh, kondisi balai patamuan adat yang sudah rusak atapnya sehingga seringkali tidak dapat digunakan ketika musim hujan, atau peralatan musik tradisional komunitas yang mulai banyak rusak sehingga aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan seni musik dan tari tradisional seringkali menjadi terkendala, dan lain sebagainya. Catatan; selayaknya antara yang menjadi kebutuhan untuk diintervensi melalui bantuan sosial dengan jenis danbentuk bantuan yang diajukan atau diusulkan harus sinkron atau sesuai. 

2.   Tujuan

Tujuan adalah kondisi nyata yang ingin dicapai, diharapkan atau dicita-citakan oleh komunitas budaya seandainya bantuan sosial ini dapat diterima. Cth, melestarikan fungsi balai patamuan adat dikampung …… sebagai sarana untuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan bersama masyarakat adat ……,melindungi dan melestarikan seni musik dan tari tradisional …………. yang mulai punah atau dilupakan oleh masyarakat, ……. dan lain sebagainya

3.   Bentuk bantuan

Sekalipun bantua sosial ini berupa dana yang langsung akan diterima oleh komunitas budaya bersangkutan (jika lolos untuk dipenuhi), maka bentuk bantuan harus berupa pemenuhan kebutuhan yang akan atau dapat dilakukan dengan bantuan dana tersebut. Cth, biaya pemasangan alat penerangan listrik pada balai patamuan adat, bahan sirap untuk renovasi balai adat, atau seperangkat alat tabuh tradisional untuk mengiringi musik tarian tradisional dalam kegiatan …… dimasyarakat, dan lain sebagainya (tergantung pada jenis dan bentuk banatuan yang dibutuhkan).

4.   Kemanfaatan

Kemanfaatan disini adalah manfaat langsung dan manfaat tidak langsung yang dapat dirasakan dari bantuan sosial ini oleh komunitas budaya yang bersangkutan, dan juga oleh masyarakat secara umum.

5.   Tahapan Kegiatan

Tahapan kegiatan ini adalah langkah-langkah yang telah, sedang dan akan dilaksanakan terkait dengan pengajuan bantuan sosial dari komunitas budaya.

Kita ambil contoh konkrit dan sederhana adalah tahapan kegiatan (dari a – h) yang dilaksanakan oleh komunitas adat A, dimana komunitas ini ceritanya mengajukan bantuan renovasi balai patamuan dan pantak gapura adat (perlu diingat, setiap tahapan tergantung pada kebutuhan, bentuk, dan jenis komunitas budaya yang mengajukan proposal);

a.       Tahap 1, pertemuan sosialisasi warga adat (tentang bantuan sosial dan rencana pengajuannya)

b.      Tahap 2, pertemuan antar pengurus adat untuk mengidentifikasi kebutuhan komunitas adat yang bisa diajukan kepada pemerintah melalui Kemdikbud. Dalam hal ini diasumsikan adalah renovasi balai patamuan dan pantak gapura adat.

c.       Tahap 3, pertemuan pengurus adat untuk pembagian tugas dalam menyusun proposal dan rencana pembiayaannya (biaya yang digunakan untuk menyusun proposal dan syarat-syarat kelengkapannya)

d.      Tahap 4, mengurus kelengkapan syarat-syarat formal kelembagaan (akta notaris, NPWP dan rek. Bank)

e.       Tahap 5, sosialisasi kembali kepada warga anggota komunitas adat tentang informasi jumlah bantuan yang telah disetujui, dan strategi dalam penggunaannya sesuai dengan rencana biaya yang telah diajukan.

f.       Tahap 6, melakukan pembelian alat dan bahan-bahan perlengkapan renovasi

g.      Tahap 7, melakukan kegiatan gotong royong warga dalam pelaksanaan renovasi dan pembuatan pantak gapura

h.      Tahap 8, menyusun laporan.

Pelaporan usahakan dibuat tiga rangkap atau dicopy dalam tiga rangkap (untuk diketahui oleh anggota komunitas satu rangkap, untuk pendamping sebagai bahan evaluasi satu rangkap, dan untuk dilaporkan kepada pemberi bantuan yaitu kementerian Pendidikan dan Kebudayaan satu rangkap). Laporan terdiri dari uraian awal pelaksanaan hingga akhir, dan laporan penggunaan anggaran yang diajukan beserta alat-alat buktinya.

6.   Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan

Monitoring dan evaluasi dalam hal ini juga akan dilakukan oleh Balai Pelestarian Nilai Budaya dan pendamping yang telah ditunjuk, dari proses awal hingga akhir pelaksanaan. Dalam rencana monitoring dan evaluasi, komunitas budaya diharapkan membuat rencana pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi ini secara seksama. Yaitu dengan cara menyusun rencana pelaporan setiap tahapan pelaksanaan kegiatan, dan target kemajuan atau hasil yang bisa diukur dalam pelaksanaannya. Contoh, dalam kegiatan tahapan kegiatan sosialisasi awal, maka asumsi laporan kemajuan hasil yang bisa diukur adalah target jumlah anggota komunitas yang ikut dalam pertemuan sosialisasi (target adalah sekian anggota komunitas yang terlibat dalam kegiatan sosialisasi pertemuan awal). Contoh lain pada tahapan pembelian peralatan atau perlengkapan, maka asumsi laporan kemajuan atau hasil yang bisa diukur adalah target jumlah dan jenis peralatan atau perlengkapan yang bisa dibeli sesuai dengan item jumlah biaya yang diajukan (contoh target hasil adalah satu set alat musik perkusi yang terbuat dari tembaga yanag tediri dari ……..). Atau contoh lain, dalam tahapan pelaksanaan kegiatan renovasi atap balai patamuan adat yang luasnya sekian meter persegi, maka asumsi laporan kemajuan atau hasil yang bisa diukur adalah luas atap yang akan dapat diganti baru (contoh target hasil yang ingin dicapai adalah 4 x 8 meter persegi luas atap balai pataamuan dapat diganti dengan jenis atap sirap).

Jika dalam realisasi pelaksanaan tahapan kegiatan, laporan kemajuan atau hasil tidak tercapai sesuai dengan rencana yang disusun, maka komunitas budaya harus menjelaskan mengapa hal tersebut tidak tercapai atau bisa terjadi.

Oleh karena itu dalam menyusun proposal perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut; pertama) identifikasi kebutuhan secermat mungkin, kedua) membuat tahapan-tahapan kegiatan dengan jelas dan berurutan, sehingga berhasil atau tidaknya tahapan pelaksanaan akan dapat diukur dan dilihat secara bersama, dan ketiga) membuat laporan pelaksanaan sedetail mungkin sesuai dengan tahapan dan anggaran biaya yang diajukan.

7.   Jadwal Kegiatan

Jadwal kegiatan adalah instrumen yang disusun oleh komunitas budaya dan akan digunakan sebagai salah satu alat monitoring dan evaluasi secara bersama. Baik oleh pendamping yang ditunjuk maupun oleh komunitas budaya yang bersangkutan. Jadwal kegiatan ini disusun dengan membuat tahapan pelaksanaan dengan ukuran waktu, contohnya adalah dengan menyusun kolom jadwal kegiataan dalam hitungan minggu seperti berikut ini

Jadwal Kegiatan	Minggu
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
Sosialisasi awal	√
Identifikasi kebutuhan	√
Penyusunan proposal		√
Mengurus kelengkapan		√
Pengiriman proposal			√
Sosialisasi informasi jumlah dana diterima				√
Rencana pelaksanaan realisasi anggaran				√
Pelaksanaan pembelian bahan/peralatanan					√
Dan seterusnya ………					√

8.   Personalia

Personalia dimaksud adalah susunan pantia yang secara teknis bertanggungjawab dalam kegiatan realisasi pelaksanaan bantuan. Personalia ini bisa pengurus komunitas budaya yang bersangkutan, atau anggota dari komunitas budaya yang ditunjuk oleh pengurus komunitas dimaksud. Akan tetapi, jika personalia adalah anggota komunitas diluar pengurus, maka dibutuhkan surat perjanjian pelaksanaan teknis kerja antara pengurus dan panitia teknis. Oleh sebab itu, diusahakan yang menjadi personalia adalah pengurus komunitas budaya yang bersangkutan. Karena pengurus adalah wakil komunitas yang akan menadatangani  kontrak perjanjian realisasi anggaran bansos antara komunitas budaya dengan pihak kementerian, dalam hal ini Direktorat Pembinaan Kepercayaan Terhadap Tuhan YME dan Tradisi.

9.   Rencana Biaya

Rencana biaya adalah anggaran yang diusulkan atau diajukan, dan rencana penggunaannya yang disusun secara detail dari anggaran yang diusulkan atau diajukan tersebut. pertanyaannya tentu adalah, apakah biaya penyusunan proposal dan pengurusan syarat-syarat administrasi masuk dalam rencana anggaran biaya yang diajukan. Jawabannya adalah tidak. Karena konsekuensi biaya tambahan yang dikeluarkan oleh komunitas menjadi tanggungjawab komunitas bersangkutan.

10.  Analisis Resiko

Analisis resiko adalah cara menganalisa resiko dari dampak dan kemungkinan-kemungkianannya yang terjadi dalam pelaksanaan kegiatan, atau yang terjadi dalam realisasi pengelolaan pasca bantuan. 

Contohnya adalah resiko yang muncul dari dampak pelaksanaan realisasi anggaran bantuan adalah adanya dominasi dari pengurus serta perpecahan yang terjadi antar sesama anggota komunitas budaya. Maka komunitas perlu mengidentifikasi langkah-langkah apa yang harus dilaksanakan, sehingga dampak dan kemungkinan-kemungkinannya yang terjadi seperti itu dapat diminimalisir. Dan resiko-resiko lain sebagainya

Catatan. Jika sekiranya resiko dari dampak dan kemungkinan-kemungkinannya yang terjadi dalam pelaksanaan atau adalam pengelolaannya pasca bantuan dirasa tidak ada, maka tidak perlu memaksa untuk menyusunnya.

Demikian teknis membuat proposal disusun, semoga bermanfaat. Sekali lagi mohon diingat syarat-syarat yang telah menjadi ketentuan dalam mengajukan proposal dan mendapatkan bantuan sosial yaitu;

1. Akta notaris, NPWP dan Rek. Bank, semua atas nama komunitas
2. Tidak sedang menerima bantuan sosial yang sama dari Pemerintah Daerah, atau dari Direktorat yang lain pada Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

LAMPIRAN-LAMPIRAN (kecuali surat pengantar permohonan yang harus dibuat terpisah, maka lampiran-lampiran dapat disatukan dengan proposal dalam satu bundel)

1.Akte Notaris

2. NPWP

3.Fotokopi No. Rekening (BNI, BRI, mandiri, BTPN, atau BPD)

4. Surat Pernyataan

Sekian dan terima kasih

Tim BPNB Pontianak